Déterminer toutes les étapes et les actions à accomplir pour la réalisation d’un événement n’est pas une petite tâche ! Afin de vous aider à tout prédire et de ne rien oublier, je propose dans cet article 3 des outils que je ne pourrais plus faire sans : le calendrier, la liste des tâches et le scénario de l’événement.

1 — Chronologie

Le calendrier est un outil qui identifie les principales lignes de mise en œuvre du projet et les place dans le temps. Il s’agit d’un outil de référence pour que toutes les parties prenantes impliquées dans le projet soient sur la même longueur d’onde. Il comprend les étapes clés (ou étapes critiques) de la mise en place de l’événement, les dates auxquelles ces étapes doivent être accomplies et les noms des personnes responsables de leur exécution.

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Pour construire la chronologie, il est généralement plus facile de commencer par la date de l’événement (fixe et immuable) et d’élaborer les pas dans le temps. En règle générale, la planification d’un événement devrait commencer entre 3 mois et 1 an avant sa date, en fonction de sa taille et de sa complexité.

Heureusement, les principales étapes de la mise en place d’un événement sont similaires, quelle que soit la nature ou la complexité de l’événement. Pour créer un planning, vous pouvez commencer par ces étapes principales et ajouter les étapes spécifiques de votre projet :

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— Première réunion de production avec les responsables pour déterminer les bases du projet (but, objectifs et public cible)

— Décrivez l’événement et la ligne directrice

— Préparation du plan préliminaire (sélection du site, date, contenu)

— Achèvement du calendrier et du budget provisoire

— Approbation du plan préliminaire par les dirigeants

— Visite du site sélectionné et signature du contrat avec le gestionnaire

— Développement du contenu détaillé de l’événement (mise en œuvre et production)

— Approbation du contenu détaillé de l’événement par les dirigeants

— Négociations de parrainage

— Négociation et signature contrats d’animation (animateur, DJ, activités, etc.)

— Début de la promotion de l’événement

— Réalisation et envoi d’invitations et formulaire de réservation

— Date limite de réception des inscriptions

— Choix des menus, négociation de contrats avec différents fournisseurs (audiovisuel, déco, équipement, etc.)

— Créer un plan de salle, écrire des discours, modifier des présentations visuelles

— Production de composants et d’équipements de communication

— Écriture du scénario d’événement

— Assemblage, événement et démontage

— Compilation des analyses et rédaction de la revue de l’événement

Après avoir identifié les étapes principales, il est nécessaire de déterminer une date d’achèvement pour chacune d’entre elles en fonction de votre expérience antérieure. En cas d’incertitude, n’hésitez pas à demander à votre fournisseur une évaluation du temps requis. Distribuez ensuite votre calendrier aux différents acteurs du projet afin qu’ils puissent vérifier et approuver vos prévisions. La chronologie doit être réalistes que possible et, bien entendu, peuvent être ajustés au cours de l’exécution du mandat.

Exemple de chronologie :

Calendrier de l’exposition et de la soirée de gala 10 et 11 juin

Étapes Date Resp.

Première réunion pour déterminer Buts, objectifs et public cible Équipe mi-septembre

Contracter et choisir Thèmes de la soirée Équipe Début Novembre

Date suggérée Emplacement et chambres Contenu

Budget et calendrier Présentation de l’équipe début novembre

Approbation du plan préliminaire à la mi-novembre

2 — La liste des tâches

La différence entre le calendrier et la liste des tâches est que le calendrier est une vue d’ensemble des principales étapes stratégiques du projet et les place dans le temps, tandis que la liste des tâches comprend chacune des étapes à accomplir en détail et les délais spécifiques pour les réaliser. Cette est beaucoup plus complète et détaillée que le calendrier. Voici un exemple pour mieux comprendre la différence entre ces deux outils :

Lors d’un tournoi de golf, l’une des étapes de l’horaire serait : réserver le parcours et choisir une date. Cependant, pour ce faire, la liste des tâches serait : sélectionner les dates et les champs potentiels, soumettre ces suggestions aux dirigeants, contacter le gestionnaire des clubs approuvés, vérifier la disponibilité du terrain, faire une visite aux emplacements disponibles pour déterminer leur choix, etc. Ainsi, la liste des tâches est beaucoup plus détaillée comme chronologie. Il inclut également la date à laquelle la tâche doit être commencée et la date à laquelle elle doit être achevée. Voici un exemple :

Liste des tâches — Tournoi de golf

Démarrer la date limite

Sélectionnez un choix de date et terre et

soumettre aux cadres dirigeants Avril 1 Avril 7 Leaders LB

Vérifier la disponibilité dates champs 8 avril 10 avril LB

Visitez les terrains disponible le 11 avril 20 avril LB

Choisir la terre et date et signature du contrat 22 avril 25 LB

Je vous suggère fortement de planifier vos échéances comme si l’événement avait eu lieu deux jours plus tôt que la date réelle. De cette façon, toutes vos tâches seront accomplies deux jours avant l’événement et vous pourrez en profiter pour préparer vos dossiers et les documents à apporter. Je vous suggère également d’ajouter quelques jours de plus pour chacune des tâches afin de faire face à l’imprévu. Il est bon de mettre à jour la liste des tâches au fur et à mesure que le mandat est terminé, afin qu’elle soit aussi exacte que possible pour l’année suivante, si votre événement est récurrent.

3 — Le scénario

Enfin, le troisième outil est le scénario de l’événement, qui est en fait le cours de la journée de l’événement, du début de l’assemblage à la fin du démontage. Il vous aidera à vous assurer que tout est en place et indiquera aux équipes opérationnelles ce qu’il faut faire et quand. Il est donc possible de suivre, minute par minute et en détail la progression de la journée de l’activité.

Dans le scénario, entrez chacune des étapes de l’événement et l’heure à laquelle elles devraient avoir lieu. Notez tout le travail à faire et le nom de la personne qui doit l’effectuer. Il est très important que chaque personne à qui une tâche est assignée reçoive le scénario à l’avance et qu’elle comprenne bien son rôle. Organiser une réunion avec toutes les parties prenantes pour lire le processus et s’assurer que tout le monde a bien compris. Indiquez également les actions qui doivent être effectuées par les gestionnaires du site et les différents fournisseurs (installation de salles, installation de stations de repas, audiovisuel, etc.), ainsi que les livraisons prévues.

Afin de ne rien oublier lors de l’écriture du script, mettez-vous dans la peau du participant et passez par toutes les étapes qu’il doit prendre de l’arrivée sur le site jusqu’à son départ après l’événement et passer en revue toutes les actions à accomplir. Le script sera votre « bible » à suivre le jour de l’événement.

Voici un exemple :

Arrivée et installation de personnel d’accueil pour l’enregistrement des InvitésArrivée de l’équipe interne

Suzanne, Nicole, Guylaine, Carole et Sophie

Équipe interne, Simon, Sylvie

Inscription 2 tables nappées et jupes (blanc), 5 chaises et affiche de bienvenue (voir carte) (hôtel) Impression de cartes rondes :

1 table PC et imprimante, 2 chaises, rallonges, 1 ordinateur portable, 1 imprimante et plusieurs barres d’alimentation (Simon).

Mettez des notes et des crayons avec logo sur les tables dans la chambre boîtes « réservées » sur les tables pour l’équipe interne (Sylvie)

Apportez : planches rondes, feuilles de notes, pochettes, crayons, surligneur, trousse survie, affichage, liste des invités, 1 chevalet (Nicole)

9 h à 10 h café et muffins pour 90 personnes entre l’inscription et la chambre (voir carte).9 h 45Début de l’arrivée des participants

Ces 3 outils de planification vous aideront non seulement à penser à tout et à vous souvenir de quoi que ce soit, mais aussi à informer tous les intervenants de l’ensemble de l’événement et de ce que vous attendez de la part de chacun d’eux. Bonne planification !