Quand on dit « événement professionnel », il peut s’agir d’un salon, d’un congrès, un team-building, d’une soirée ou d’un repas d’entreprise. De par ces différents événements, on déduit que l’ampleur de l’événement ainsi que les invités ne seront pas les mêmes. Dans tous les cas, on ne doit pas négliger l’organisation d’un événement professionnel, car la réputation de l’entreprise est mise. Pour la réussite de ce type d’événement, il faut une organisation consciencieuse. Voici un petit guide des bonnes pratiques pour optimiser l’organisation d’un événement professionnel.
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Déterminer les objectifs et la nature de l’événement
On n’organisera pas le même événement pour booster la notoriété de la marque et pour partager votre expertise avec vos pairs. Vous avez compris : la première chose que vous devez faire est de préciser les raisons de cette organisation. C’est ce qui vous permettra par la suite de définir le type d’événement professionnel à organiser.
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L’événement commence à se dessiner et vous devez déjà avoir en tête votre public cible. Si vous connaissez la cible, vous pourrez aussi penser aux autres convives, notamment les intervenants. Vous pouvez aussi avoir une idée sur les sujets à aborder.
Se fixer un budget
Même si vous tenez à la réussite de votre événement professionnel, vous ne devez pas mettre toute la trésorerie de l’entreprise. Dès ces premiers pas dans l’organisation, vous devez fixer un budget à respecter pour couvrir l’événement. Il faut quand même un certain montant pour couvrir la location de lieu de réception, le personnel, le traiteur, le matériel de sonorisation et d’éclairage, le mobilier, l’assurance, sans oublier l’enveloppe pour les imprévus de dernière minute.
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Si vous n’avez pas un grand budget, sachez qu’il est possible de sponsoriser des prestations en échange de publicité. À partir de ce budget, vous pourrez définir le nombre d’invités, et même avoir une idée du type de lieu à portée de votre budget.
Choisir la date, le lieu et les prestataires
On ne peut pas non plus se permettre de choisir une date au hasard, car mine de rien, elle va mener votre événement vers l’échec ou la réussite. Choisissez une date qui convient à un grand nombre d’invités et évitez de choisir une date à laquelle un de vos concurrents organise aussi un événement. Pour ce qui est du lieu, ce dernier doit véhiculer l’image de l’entreprise et de votre projet, mais il doit également être adapté au public cible. Une fois le lieu de réception trouvé et comme vous avez déjà la date, réservez à l’avance.
Pour cet événement, vous n’êtes pas obligé d’engager du personnel extérieur. Certaines personnes de l’entreprise peuvent vous aider à la réception. Cependant, pour la réussite de votre événement, il serait judicieux de faire appel à de vrais professionnels. Listez les prestataires dont vous avez besoin et sélectionnez-les minutieusement.
Communiquer sur l’événement
Pour garantir une participation maximale, il faut communiquer en amont. D’ailleurs, il serait judicieux de faire du teasing autour de l’événement. Vous pouvez par exemple commencer par l’impression flyers avec des informations plus ou moins énigmatiques que vous partagerez à la cible quelques mois à l’avance. Concevez et imprimez vos flyers sur fr.drukland.be pour qu’ils soient de qualité et pour qu’ils puissent susciter la curiosité de la cible. Un mois avant l’événement, vous pouvez en dire un peu plus sur la nature de l’événement, son objectif, la date et le lieu. À ces quatre semaines en amont, utilisez le maximum de supports de communication possibles.
