Étant donné qu’organiser un événement n’est pas une tâche facile, il existe désormais un nombre important d’outils qui vous aident à le faire. Avec Doodle, vous pourrez planifier facilement vos soirées et réunions. Si vous envisagez d’utiliser ce logiciel, cet article vous explique comment procéder.

La création du sondage Doodle

Pour bien organiser l’événement, il faut passer par un sondage. Cela se fait en plusieurs étapes.

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Les informations générales

Dans cet onglet, vous remplissez les données liées à votre sondage telles que le titre de l’événement, la description, votre nom et également votre adresse e-mail. Ces informations seront utiles pour Doodle lorsque le sondage est terminé afin de pouvoir vous envoyer les liens y afférents. Vous pouvez aussi y mettre l’adresse où aura lieu l’événement. Enfin, appuyez sur « continuer ».

Le choix des dates

Dans cette phase, vous devez cocher les dates que vous souhaitez proposer aux participants. D’après Doodle, il vous suffit d’en choisir 5, mais vous pouvez sélectionner plus. N’oubliez pas aussi les heures auxquelles votre événement se déroulera. Normalement, Doodle propose 5 heures différentes.  Encore une fois, vous avez une totale liberté de choix et y ajouter plus si vous le voulez. Cliquez ensuite sur « Copier et coller la première ligne ».  Cela vous permet de gagner du temps pour le remplissage des autres cases.

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L’invitation

Vous avez le choix entre deux options pour l’envoi du sondage à vos invités :

• Soit vous envoyez l’invitation ce qui signifie que vous transmettez l’URL du sondage à vos convives ;
• Soit Doodle envoie l’invitation, dans ce cas, il s’occupera de l’envoi lui-même ainsi que du message et du lien qui mène vers le sondage aux participants. Il faut que vous ayez déjà communiqué leur adresse mail. Néanmoins, sachez que cette option ne fonctionne qu’après avoir obtenu un compte MyDoodle.

Le paramétrage du sondage

Avant la publication de votre sondage, prévoyez de configurer d’abord certaines options. Pour ce faire, appuyez sur le bouton « Options » si vous vous trouvez déjà à la dernière étape. Voici donc les choix proposés :

• L’acceptation ou non du sondage
• Un sondage caché
• Une administration unique des votes ou des commentaires
• La possibilité pour les participants de ne choisir qu’une seule option
• Le nombre d’invités par option.
• Ces actions vous permettent de :
• Intégrer plus de choix si besoin à part le « oui/non » ;
• Cacher les réponses aux invités ;
• Interdire le changement des réponses et des commentaires par les convives ;
• Limiter le nombre de choix à 1 ;
• Limiter le nombre d’invités par choix proposés.

Une fois que le sondage est terminé, vous êtes désormais l’administrateur. Par conséquent, vous recevez deux liens. L’un est réservé aux participants et l’autre est destiné pour gérer le sondage. Ainsi, vous avez à votre disposition de diverses options. Vous pouvez les modifier selon vos préférences. Pour ce faire, vous êtes tenu d’utiliser le lien d’administration envoyé par Doodle. Cependant, faites attention, car chaque participant peut modifier cette case.