Les personnes à inviter pour la première réunion du CSE

Créer un Comité économique et social n’a rien d’un détail administratif. Dès l’élection bouclée, la première réunion s’impose comme un véritable acte fondateur : c’est là que tout se joue, du choix du règlement intérieur à la répartition des rôles, pour quatre années à venir. Ignorer ce rendez-vous, c’est s’exposer à un CSE bancal, privé de repères et de légitimité. Alors, qui pilote cette première étape décisive ?

Qui est responsable de l’organisation de la première réunion du Comité économique et social ?

Après la naissance d’un nouveau CSE, la première réunion ne relève pas du folklore : elle est tout simplement obligatoire. Ce rendez-vous fixe les règles du jeu, désigne les interlocuteurs clés et pose les bases du fonctionnement quotidien. On y valide le règlement intérieur, le nombre d’élus, la nomination des représentants syndicaux et la composition du comité pour toute la durée du mandat.

Dans les faits, l’employeur a la main sur cette organisation : c’est lui qui, d’après l’article L.2312-57 du Code du travail, prend l’initiative de la convocation. Par défaut, il prépare l’ordre du jour, sauf si un secrétaire du CSE a déjà été désigné. Dans ce cas, l’élaboration de l’ordre du jour peut devenir un travail commun entre employeur et secrétaire, pour éviter toute décision unilatérale.

Il arrive qu’une réunion préliminaire soit organisée uniquement pour nommer ce fameux secrétaire. Ce dernier pourra ensuite, main dans la main avec l’employeur, préparer la toute première séance officielle du CSE.

Combien de temps la première réunion du CES devrait-elle durer ?

La loi n’impose aucune durée à ce premier rendez-vous. En réalité, tout dépend de l’organisation retenue par l’employeur. Deux options coexistent : suivre le rythme habituel des réunions ou réunir le CSE rapidement après les élections.

Pour expliciter ces alternatives :

• Certains choisissent d’attendre la périodicité normale des réunions (par exemple, tous les deux mois dans une structure de moins de 300 salariés), ce qui peut retarder la prise de fonction réelle ; cette attente s’avère rarement pertinente, car elle freine le lancement effectif du CSE.
• D’autres privilégient une réunion dès que possible après le scrutin. Cette solution permet aux membres d’entrer vite dans le vif du sujet, à condition de préparer l’ordre du jour avec sérieux. En général, tenir cette réunion dans les 30 jours suivant les élections constitue un juste équilibre.

Les différentes étapes de l’organisation de la première réunion du CES

La première réunion du CSE sert à officialiser les nouveaux élus, mais aussi à structurer tous les aspects du fonctionnement du comité pour la durée du mandat. L’employeur doit suivre une série d’étapes précises pour garantir la légitimité et l’efficacité de la démarche.

Voici les phases incontournables à respecter :

• La convocation des participants incombe à l’employeur. Si ce dernier est indisponible, il peut déléguer cette tâche à une personne de confiance. La convocation doit être envoyée au moins trois jours avant la date de la réunion.
• Il n’existe pas de liste légale stricte des personnes à inviter, mais la pratique recommande de convier tous les membres élus et leurs suppléants, en précisant les règles de participation futures. S’y ajoutent, si besoin, l’ancien secrétaire et l’ancien trésorier sortants, ainsi que le représentant syndical s’il est déjà désigné.

L’ordre du jour influence aussi la liste des invités : si des points relatifs à la santé, la sécurité ou les conditions de travail sont abordés, l’employeur doit aussi convier le médecin du travail de l’entreprise, le responsable sécurité, l’agent de l’inspection du travail, un représentant des services de prévention de la Sécurité sociale et le référent harcèlement.

La création du CSE en elle-même dépend de la présence ou non de représentants du personnel : entreprises de plus de 11 salariés doivent l’avoir mis en place au plus tard au 1er janvier 2020. Selon les situations, l’installation du comité peut se faire avec ou sans représentants du personnel, en tenant compte des échéances légales et des conventions collectives.

• Lorsque des représentants du personnel existent déjà, plusieurs cas peuvent se présenter : mise en place anticipée du CSE, prorogation des mandats, ajustements en fonction des dates d’expiration, etc.
• En l’absence de représentants, la création du CSE peut intervenir avant certaines dates butoirs, suivant les élections et les accords collectifs en vigueur.

Les résultats de la réunion

Le premier rendez-vous du CSE ne se limite pas à une série de signatures : il s’agit de passer le relais entre l’ancien comité et le nouveau, de désigner les nouveaux responsables et de transmettre tous les documents utiles.

• Le transfert de compétences et de documents : le CSE remplace l’ancien comité d’entreprise. Les dossiers, relevés bancaires et autres justificatifs doivent être remis aux nouveaux élus.
• La création du Bureau : la nomination du secrétaire et, si besoin, de son adjoint, doit recueillir la majorité des voix parmi les membres présents. L’employeur, en tant que président, peut également voter. En cas de plusieurs candidats, celui qui obtient le plus de voix l’emporte ; à égalité, l’ancienneté tranche. Le trésorier est désigné librement par les membres, sans procédure imposée.
• L’information sur l’entreprise : l’employeur profite de cette réunion pour présenter la structure juridique, les perspectives économiques, et tout élément utile à la compréhension du contexte de travail.
• L’information sur les missions du CSE : l’employeur rappelle les responsabilités, les orientations stratégiques, la situation financière, la politique sociale et les conditions de travail. Il fixe aussi le délai de consultation du CSE : un mois en règle générale, deux ou trois en cas d’accord majoritaire.

Questions à traiter lors de la première réunion du CES

La première réunion conditionne la dynamique du CSE pour les années à venir. Plusieurs thèmes incontournables figurent à l’ordre du jour.

• Concernant l’ordre du jour, il doit inclure : la passation entre ancien et nouveau comité, le transfert des pouvoirs, la communication des informations sur l’entreprise, la création du Bureau, la présentation des budgets de fonctionnement et d’activités sociales, l’élaboration du règlement intérieur, la désignation des membres des commissions, la nomination des représentants locaux et au conseil d’administration, l’établissement des budgets pour les différentes entités, etc.

Pour que le CSE soit opérationnel sans attendre, certaines désignations doivent intervenir rapidement : représentants locaux, membres des différentes commissions (CIAL, égalité professionnelle, formation, marchés, économique), selon la taille de l’entreprise et les obligations légales ou conventionnelles.

• La nomination de membres au conseil d’administration : le CSE désigne au moins deux représentants, répondant à des critères précis (technicien, employé, agent de maîtrise, etc.). Il peut arriver que quatre représentants soient nécessaires, en fonction de la composition de l’entreprise.

Obligations à remplir lors de la première réunion du CES

Certains points sont facultatifs lors de ce premier rendez-vous, mais d’autres s’imposent : l’élaboration du règlement intérieur, notamment, constitue un socle pour l’action du comité.

• Le règlement intérieur : il détermine les modalités de fonctionnement du CSE et encadre les relations avec les salariés. Aucun modèle unique n’est imposé, mais quelques clauses s’avèrent incontournables.

• Les clauses obligatoires : adoption des comptes annuels, rapport d’activité, organisation des commissions, informations financières au bénéfice des salariés. Ces exigences garantissent transparence et rigueur.

• Les clauses libres : composition du Bureau, organisation du calendrier des réunions, modalités de tenue des réunions (enregistrement, lieux, suspension), communication interne, création de commissions facultatives, formation des membres, ressources allouées… Autant d’éléments à adapter selon la réalité de l’entreprise.

• Les clauses interdites : tout ce qui entraverait le bon fonctionnement du CSE, fixerait les heures de délégation des suppléants ou imposerait des dates de réunion par le règlement intérieur est à bannir.

La mise en œuvre du CES complémentaire

Dans certains groupes, la structure impose la création d’un CSE central ou de CSE d’établissement, notamment lorsque l’entreprise dispose de plusieurs sites ou filiales.

• Le CSE central : en cas de structure complexe, l’accord préélectoral prévoit la nomination des membres du comité central. En l’absence d’accord, le vote majoritaire s’impose.
• Le CSE d’établissement : il représente les salariés des filiales et dispose de son propre budget. La gestion de certaines activités peut être transférée au CSE central, via une convention qui précise la nature des activités, le financement, les moyens mis à disposition, la durée de l’accord et les modalités de révision.

Différences selon la taille des entreprises

Si la trame de la première réunion du CSE reste globalement la même quel que soit l’effectif, certains ajustements s’imposent selon la taille de l’entreprise.

• Pour les entreprises de moins de 50 salariés, l’ordre du jour porte principalement sur la commission santé, sécurité et conditions de travail.
• Pour celles de plus de 50 salariés, on ajoute la création de commissions spéciales, telles que la commission économique ou celle pour l’égalité professionnelle, dès la première réunion.

Externaliser la rédaction des PV de CSE

Comme vu précédemment, il est nécessaire de convoquer diverses personnes à la première réunion du CSE. Cependant, il est possible de faire rédiger des PV de CSE auprès d’agences spécialisées. Pour en savoir plus sur cette page présentant les offres de rédaction.

Comment cela fonctionne auprès d’une agence ?

Il est possible de faire appel à des agences spécialisées afin de faire rédiger vos PV de CSE. Mais comment cela fonctionne ? Plusieurs choix s’offrent à vous. Vous avez la possibilité de faire rédiger votre PV de CSE à distance en fournissant à l’agence des fichiers audios ou vidéo. Vous pouvez également faire rédiger votre PV de CSE directement pendant la réunion par un expert de l’agence que vous aurez choisi. Vous pouvez également le faire via une visioconférence entre vous et les experts de l’agence choisie.

Choisir son modèle de compte rendu de CSE

Les agences spécialisées proposent divers modèles de compte rendu de CSE afin de satisfaire les exigences de chacun. Il est possible donc de choisir le compte rendu intégral, la retranscription in extenso, le compte rendu classique, le compte rendu condensé ou encore la synthèse classique. Le choix se fera en fonction de vos besoins.

La première réunion du CSE ne se contente pas de cocher des cases : elle lance la dynamique d’un collectif appelé à jouer un rôle pivot durant tout le mandat. Prise au sérieux, elle permet d’ancrer le dialogue social dans la durée. Repoussée ou bâclée, elle laisse le comité naviguer à vue. Autant ne pas rater ce départ : dans la vie d’un CSE, chaque détail compte, surtout le tout premier geste.