Beaucoup de collaborateurs d’entreprises sont souvent appelés à engager des frais dans le cadre de leurs missions. Ces frais liés à l’activité professionnelle sont appelés des notes de frais et devront être remboursés par l’entreprise.
Comment réussir alors la gestion de ces notes de frais ?
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Opter pour le meilleur moyen de paiement
Si vous désirez savoir comment gérer les notes de frais en entreprise, sachez simplement que ce n’est pas du tout compliqué. Vous devez établir un mode de paiement adapté avec des échéances précises. Vous pouvez alors choisir entre les deux options suivantes :
- le paiement forfaitaire des dépenses qui concerne essentiellement la somme donnée à un salarié pour ses frais professionnels. Pour ces frais, aucun justificatif n’est demandé.
- le paiement des frais réels. Dans ce cas, le salarié doit présenter des pièces justificatives exigées par l’entreprise pour être payées de tous les frais qu’il aura engagés.
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Numériser vos notes de frais
Lorsque vous optez pour la numérisation des notes de frais, vous facilitez à la fois leurs transmissions et leurs traitements. La numérisation permet également de conserver de façon durable vos notes de frais tout en assurant une traçabilité et une lisibilité permanente.
De ce fait, l’entreprise pourra demander à ces salariés de faire des photos des justificatifs en leur possession pour pouvoir les intégrer dans une application dédiée à la gestion de note de frais.
Ces applications de gestion de notes de frais disposent de fonctionnalité qui peuvent servir à la fois à l’administration de l’entreprise et aux salariés.
Opter pour le suivi instantané des dépenses
Lorsqu’une entreprise automatise le suivi de ses dépenses, elle gagne en temps dans la gestion et de ce fait, adopte une meilleure organisation.
Ainsi, l’entreprise doit opter pour des outils appropriés sur lesquelles, les salariés devront renseigner directement leurs dépenses. Ces outils permettront également à l’administration de suivre au fur et à mesure.
Notez que des outils de suivi des kilomètres effectués existent pour permettre à l’entreprise de suivre les déplacements de ces salariés afin de les convertir en frais kilométriques.
Faire un contrôle régulier des notes de frais
La vérification régulière est importante en matière de gestion des notes de frais. Ceci vous permet de choisir la méthode qui vous conviendra. En choisissant de contrôler vos notes de frais par échantillonnage, vous pouvez prioriser les notes à vérifier comme celles effectuées le week-end ou celles avec des montants douteux.
L’entreprise peut également choisir de faire un contrôle aléatoire des notes de frais de ses salariés de façon mensuelle par exemple.
Présenter un moyen de remboursement adapté aux salariés
Éviter de laisser vos salariés avancer les dépenses pour vous faciliter la procédure de gestion des notes de frais. Pour cela, donnez-leur un moyen de paiement tel qu’une carte de paiement pour leur permettre de payer directement du compte de l’entreprise.
Pour plus de pragmatisme, en fonction de la catégorie de frais engagés, maintenir sur cette carte, les plafonds contenus dans votre politique des dépenses.
La gestion des notes de frais est essentielle pour la survie de toute entreprise. À travers cet article, vous disposez de plusieurs astuces pour réussir une gestion des notes de frais.
