Art d’utiliser « nous vous remercions par avance » dans vos emails professionnels

Dans le cadre professionnel, la communication par email est devenue incontournable. Chaque phrase compte pour transmettre le bon message tout en maintenant la politesse et le professionnalisme. « Nous vous remercions par avance » est une formule couramment utilisée pour exprimer à la fois gratitude et anticipation de la collaboration.

Employée judicieusement, cette expression montre le respect et la reconnaissance envers le destinataire, tout en renforçant une relation positive. Elle peut être particulièrement efficace lorsqu’il s’agit de solliciter une réponse rapide ou une action spécifique. Son usage doit rester sincère et approprié pour éviter toute impression de manipulation ou de pression.

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Pourquoi utiliser « nous vous remercions par avance » dans vos emails professionnels

L’art d’utiliser la formule « nous vous remercions par avance » dans vos emails professionnels repose sur plusieurs aspects. D’abord, cette expression permet de renforcer la politesse. En anticipant la gratitude, vous démontrez une attitude respectueuse et professionnelle, ce qui peut favoriser une réponse plus rapide et plus positive du destinataire.

• Politesse et respect : cette formule montre que vous ne prenez pas la réponse ou l’action pour acquise, mais que vous appréciez d’avance l’effort fourni.
• Anticipation de la collaboration : elle établit un climat de confiance et de coopération, en laissant entendre que la collaboration est déjà en cours.

Le Figaro, dans un article détaillé, revient sur des tournures à proscrire dans un courriel, cité par Linda Giguère, qui a relevé un phénomène d’emphase et d’exagération linguistique dans certaines formules de politesse. Il devient donc fondamental de utiliser cette formule avec parcimonie, afin de ne pas paraître insincère ou manipulateur.

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L’Académie française déconseille l’utilisation de « je m’excuse », une tournure souvent mal perçue, contrairement à des formules plus courantes et acceptées comme « nous vous remercions par avance ». Claude Duneton, historien du langage, accordait cependant crédit à l’expression « je m’excuse », démontrant que l’usage des formules de politesse évolue avec le temps et les contextes culturels.

L’utilisation de « nous vous remercions par avance » dans vos emails professionnels doit être mesurée et appropriée pour maintenir un équilibre entre politesse et efficacité.

Les contextes appropriés pour « nous vous remercions par avance »

Utiliser « nous vous remercions par avance » dans vos emails professionnels nécessite de choisir les contextes adéquats. Cette formule est particulièrement adaptée dans les situations où vous demandez un service ou une action spécifique. Elle montre que vous anticipez une réponse positive et que vous appréciez la coopération du destinataire.

Selon l’Etudiant, cette formule peut être utilisée dans divers types de communications professionnelles :

• Demandes de rendez-vous : lorsqu’il s’agit de fixer un rendez-vous, cette formule montre votre reconnaissance pour l’effort que fera le destinataire.
• Suivi de projet : dans le cadre d’un projet en cours, remercier par avance peut renforcer l’engagement et la réactivité de votre interlocuteur.
• Envoi de documents : lorsque vous sollicitez l’envoi ou la réception de documents importants, cette formule souligne votre gratitude pour la promptitude du destinataire.
• Collaboration inter-équipes : dans un environnement de travail collaboratif, anticiper la gratitude renforce l’esprit d’équipe et la coopération.

Le Figaro mentionne que l’usage de cette formule doit être mesuré pour éviter tout excès d’emphase. Effectivement, un usage trop fréquent peut sembler insincère. La clé réside donc dans une utilisation stratégique et contextuelle de cette formule de politesse pour maximiser son impact.

Comment formuler efficacement « nous vous remercions par avance »

Utiliser « nous vous remercions par avance » dans un email professionnel demande une formulation précise pour garantir son efficacité. Cette expression, bien que courante, nécessite un certain savoir-faire pour éviter l’écueil de l’emphase excessive.

Choix du ton et du contexte

L’adoption d’un ton formel et respectueux est primordiale. Évitez les formulations trop familières ou impersonnelles. La formule doit apparaître comme une marque de courtoisie, non une simple formalité.

• Adressez-vous directement au destinataire en utilisant son nom ou son titre, par exemple : « Madame Dupont » ou « Monsieur le Directeur ».
• Soyez clair sur ce que vous attendez en retour. La clarté de la demande renforce la pertinence du remerciement anticipé : « Nous vous remercions par avance pour votre retour rapide » ou « Nous vous remercions par avance pour l’envoi des documents demandés ».

Éviter l’emphase inutile

Comme le souligne Linda Giguère, il existe un phénomène d’emphase et d’exagération linguistique à éviter. Le Figaro revient aussi sur des tournures à proscrire dans un courriel. Préférez une formule simple et directe, sans superlatifs inutiles.

Harmoniser la signature

La cohérence entre la formule de remerciement et la signature de l’email renforce la crédibilité de votre message. Par exemple, terminez par : « Veuillez agréer, Madame, l’expression de nos salutations distinguées ». Cette harmonie entre le corps de votre email et la signature finale assure une communication fluide et respectueuse.

En intégrant ces éléments, vous garantirez une formulation efficace et adaptée de « nous vous remercions par avance » dans vos emails professionnels.

Exemples concrets d’utilisation de « nous vous remercions par avance »

Utilisation dans un contexte hiérarchique

• Cher monsieur Dupont,
• Objet : Demande d’approbation pour le projet X
• Nous vous remercions par avance pour votre approbation concernant le projet X. Votre soutien est essentiel pour le bon déroulement de cette initiative.
• Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Communication entre collègues

• Chère madame Martin,
• Objet : Réunion de coordination
• Nous vous remercions par avance pour votre présence à la réunion de coordination prévue le 15 octobre. Votre participation active est fondamentale pour le succès de notre plan d’action.
• Bien cordialement,

Correspondance externe

• Madame / monsieur,
• Objet : Envoi de documentation
• Nous vous remercions par avance pour l’envoi des documents nécessaires à la finalisation de notre dossier. Votre collaboration est appréciée.
• Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Contexte de demande urgente

• Cher monsieur Legrand,
• Objet : Demande de réponse urgente
• Nous vous remercions par avance pour votre réponse rapide concernant notre demande de devis. Votre réactivité est essentielle pour respecter nos délais.
• Bien à vous,