Le temps est une ressource rare et comment organiser votre journée, afin d’être aussi productif que possible, est un défi pour l’entrepreneur dont l’attention se concentre exclusivement sur son projet, parfois au détriment de sa propre vie sociale.
Savoir maintenir un certain équilibre dans votre vie, en conciliant vie professionnelle et vie privée, est un atout à ne pas négliger !
Voici 9 recommandations qui devraient vous aider à gérer efficacement votre calendrier
1. Réaliser des listes de tâches pour améliorer la productivité
Cela peut sembler évident, mais faire une liste de ce qui reste à faire (ou « checklist ») nous permet de :
-
- rester
- organisé ne perdez pas le cours
- éviter l’oubli
- suivre les progrès du travail
Ces listes peuvent être rédigées sur papier ou en utilisant l’une des nombreuses applications disponibles. Ces mémoires peuvent se présenter sous différentes formes : vocales, écrites, synoptiques… c’est à vous de choisir ce qui vous convient le mieux.
Pour les œuvres les plus complexes, vous pouvez également recourir à un diagramme de Gantt.
2. Établir des priorités pour une meilleure gestion du temps
listes est une bonne chose, mais nous devons savoir comment établir des priorités L’établissement de pour chaque tâche à accomplir. Sans ces priorités, les listes deviennent une source de stress encore plus écrasante.
Vous pouvez commander des tâches de la plus urgente au moins important, ce qui est facile à effectuer avec une application mobile (beaucoup moins sur papier), ou vous pouvez utiliser une numérotation ou un codage couleur.
Pour les passionnés de gestion de projet, ces priorités seront la voie critique.
3. Fixer des objectifs (et des récompenses)
Pour chaque tâche à accomplir, il est nécessaire de définir un budget de temps et des objectifs à atteindre .
Dans le langage de gestion de projet, il s’agit d’assigner un jalon, c’est-à-dire un événement qui marquera la fin d’une étape, par exemple la signature d’un contrat.
L’ objectif est double :
- surveiller votre progression
- savoir comment estimer de manière plus fiable la durée d’une tâche que vous devrez répéter à l’avenir
Par conséquent, la réalisation de ces objectifs est en soi une source de motivation ou peut être associée à une autre activité plus motivante.
Par exemple, vous pouvez vous permettre un régal ou un moment de détente après avoir fini de traiter un tas de documents, ou prendre quelques jours de congé après le lancement réussi du dernier produit.
Ce sont, bien sûr, des récompenses à court terme pour mieux gérer votre temps, et non celles liées au système de gratification de l’entreprise.
4. Ne perdez pas la notion de temps
Le temps passe très rapide, surtout quand vous essayez de faire plusieurs choses à la fois : consulter et écrire vos e-mails, suivre les nouvelles économiques, gérer les conflits, répondre au téléphone, obtenir les derniers chiffres…
Le suivi du temps passé à réaliser chaque activité vous permet de mieux gérer votre agenda. Vous pouvez utiliser la technique traditionnelle (chronomètre, stylo, feuille) ou opter pour la version numérique avec les nombreuses applications disponibles sur le marché.
Après quelques jours de suivi de vos activités, vous saurez de temps en temps des activités à forte valeur ajoutée et des activités secondaires (parfois contre-productives). L’objectif est de limiter le temps alloué à ce dernier.
5. Faire une chose à la fois
Être capable d’effectuer plusieurs tâches correctement en même temps avec un haut niveau de concentration est de la science-fiction.
D’ autre part, une fois décentralisée, il faudra en moyenne quinze minutes pour se remettre sur les rails. Donc, pas se déconcentrer, faire une chose et un seul à la fois, le faire correctement et rapidement, puis passer à une autre activité (une fois que la précédente est faite).
Essayez également de vous concentrer sur les tâches les plus difficiles, à savoir celles qui nécessitent le plus de concentration, et laissez les autres pour les moments où votre activité cérébrale est moins intense, à la fin de la journée par exemple.
6. Limiter les distractions
Afin de concentrer toute votre attention et d’être plus efficace dans vos activités, assurez-vous de vous déconnecter des sources de perturbation .
Par exemple :
- Fermez la porte et les fenêtres.
- Mettez votre téléphone en mode silencieux (l’éteindre serait encore mieux).
- Fermez toutes les applications de médias sociaux et autres distractions Web.
Vous pouvez également pratiquer une séance de méditation rapide après quoi vous vous sentirez plus frais, plus concentré et plus créatif.
Ne perdez pas de vue votre objectif, même si vous pensez à la récompense mentionnée ci-dessus pour vous stimuler.
7. Déléguer vos responsabilités
Responsabilités déléguées présentent deux avantages :
- Le premier avantage est, bien sûr, de pouvoir être libre de vous consacrer à d’autres tâches plus stratégiques .
- La seconde est de préparer vos employés à les prendre en charge et à les motiver en leur assignant des projets qui les sortent de leur routine.
Certains apprécieront le défi et la confiance qui leur sont confiés.
Pour vous aider à voir ce que vous devez absolument déléguer pour être plus efficace, vous pouvez établir une matrice Eisenhower, qui vous permet de faire des choix et de hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance ou de leur urgence. Cette matrice est sous la forme suivante :
L’ axe vertical représente le degré d’urgence de l’exécution des tâches, et l’axe horizontal, leur degré d’importance.
Cette matrice vous permet de classer vos tâches et/ou projets en 4 familles distinctes :
- Tâches importantes et urgentes : ces tâches doivent être effectuées immédiatement, et par vous-même,
- Activités importantes mais pas urgentes : vous pouvez les effectuer vous-même. En tout cas, planifiez-les maintenant.
- Activités urgentes mais pas importantes : essayez de déléguer rapidement ces tâches.
- Activités peu urgentes et sans importance : peut-être est-il temps de les abandonner ?
Si vous n’avez pas encore suffisamment de compétences internes, envisagez de confier les tâches que vous devez déléguer à des consultants indépendants .
Bien sûr, lors de la délégation des responsabilités, il sera nécessaire de prêter attention au choix de la bonne personne, celle qui a démontré les compétences requises tout en conservant la sensibilité de ses employés, afin qu’ils ne compliquent pas la tâche par la suite.
8. Faites un peu de repos
Vous ne pouvez pas donner 100% de vous-même indéfiniment, votre corps vous dira quand il est temps de faire une pause.
N’attendez pas qu’il se manifeste comme un burn-out, écoutez vos signes de stress et sachez comment reconnaître vos facteurs de stress afin d’anticiper l’épuisement .
Votre corps a besoin de se régénérer et votre cerveau a besoin de temps pour assimiler certaines informations, d’où l’adage « nuit ours conseil ». En passant, le manque de sommeil modifie notre jugement, peut faire une personne rincer et affaiblir sa créativité et sa capacité à prendre des décisions.
Aussi, il est nécessaire, afin de maintenir votre activité cérébrale à son niveau le plus efficace, de :
- prendre le temps de socialiser
- méditer, se connecter avec soi-même
- ayant plaisir, rire, se détendre, faire des choses agréables
- pratiquer une activité sportive régulière
- et ne faites pas une impasse sur les heures de sommeil dont le corps a besoin
9. Planifier pour le lendemain
Enfin, prévoyez environ dix minutes à chaque fin de la journée pour planifier ce que vous aurez à faire le lendemain. Cela vous permettra de commencer votre journée sur un élan positif .
À défaut de le faire, vous commencerez votre journée en essayant de reconstruire ce que vous avez fait la veille au lieu de commencer à travailler.
