Un simple diplôme d’études secondaires ne vous ouvrira pas grand-chose dans les couloirs administratifs d’une école. Les conseils scolaires de Montréal, Laval et Québec, consultés pour cet article, sont formels : il faut viser plus haut. « Le DEP en secrétariat est demandé d’office », résume Annie Vézina, coordonnatrice au secteur soutien de la Commission scolaire des Navigateurs à Lévis. Un DEC en bureautique, c’est aussi très apprécié. Pour certains postes de soutien administratif comme technicien en organisation scolaire, il faut même combiner études collégiales et universitaires. Plusieurs commissions scolaires encouragent la montée en compétences. « Des sommes sont attribuées à l’interne afin d’aider des secrétaires à obtenir des équivalences collégiales pour viser des fonctions supérieures », détaille Jacinthe Descôteaux, conseillère en gestion du personnel à la Commission scolaire de Laval.
Expérience ou non ?
Les références font la différence, surtout pour le poste de secrétaire en primaire. « À l’école primaire, la secrétaire gère beaucoup de responsabilités diverses », note Annie Vézina. Cela dit, les nouveaux diplômés ont leur place, généralement dans les écoles secondaires, des équipes plus grandes, plus de soutien, ou du côté des RH et des finances. La mobilité interne est d’ailleurs un vrai atout : en commençant par des remplacements, on peut candidater à d’autres postes et évoluer, ce que le privé offre rarement.
Documents à fournir pendant l’embauche
Au fil du recrutement, plusieurs documents sont systématiquement demandés par les conseils scolaires. Voici ce qu’il faut préparer à chaque étape :
Pour postuler :
- Formulaire de demande
- Formulaire de consentement pour la vérification des références
- Formulaire d’égalité d’accès en emploi
- CV
- Copie des diplômes originaux
- Copie des relevés de notes officiels
Lors de l’entretien :
- Déclaration du casier judiciaire et des accusations en cours
- Déclaration d’état de santé automatique
À la séance de mobilisation :
- Certificat de naissance
- Preuve de résidence permanente (si applicable)
Le test d’entrée : bureautique et rigueur
Le test d’embauche filtre les candidats. Impossible d’y couper pour décrocher un poste permanent. Son contenu est généralement réparti en quatre volets : Word, Excel, production écrite et orthographe. Maîtriser la Suite Office et écrire sans faute n’est donc pas négociable.
De temporaire à permanent : la voie la plus fréquente
Les postes permanents de secrétaire dans les conseils scolaires ne sont presque jamais ouverts à l’externe. En revanche, les mandats temporaires abondent : c’est la porte d’entrée. « La demande est réelle », confirme Jacinthe Descôteaux. Mieux vaut ne pas craindre le caractère temporaire, car le passage au statut permanent peut se faire en moins d’un an, parfois même plus vite selon les besoins du réseau.
Panorama des postes de soutien administratif dans les conseils scolaires
Dans le milieu scolaire, plusieurs types de postes sont accessibles :
- Secrétaire d’école primaire
- Secrétaire d’école secondaire
- Secrétaire de centre de formation professionnelle
Du côté des bureaux, on retrouve :
- Secrétaire
- Secrétaire de direction
- Agent de bureau
- Bureau auxiliaire
Le quotidien d’une secrétaire en école primaire
À quoi ressemble vraiment ce métier ? Yves Perreault, ancien directeur et directeur adjoint à la CSDM, partage ce qu’il a vu en vingt ans : la secrétaire d’école est la cheville ouvrière du fonctionnement quotidien.
À la reprise en août, tout commence par le tri du courrier accumulé durant l’été. « Ça fait une pile sur le bureau, vraiment ! » s’amuse Yves Perreault. Puis, il faut :
- Prendre les messages téléphoniques
- Mettre à jour la liste des élèves dont les familles ont déménagé
- Accueillir les nouveaux arrivants
- Constituer leurs dossiers (bulletins, preuve de résidence, certificat de naissance…)
- Attribuer une classe aux nouveaux venus
- Commander du matériel supplémentaire (cahiers notamment)
- Suivre les paiements du matériel scolaire avec les enseignants
- Compter l’argent récolté et effectuer des dépôts réguliers
« Avec 400 élèves, ça fait beaucoup de mouvements d’argent. Parfois, la charge est vraiment conséquente », souligne-t-il.
Pendant l’année scolaire, la secrétaire :
- Suit les retards et absences
- Contacte les parents
- Assemble les dossiers de portées
- Soigne les petits bobos des élèves
La présence d’une infirmière scolaire est rare, elle intervient surtout pour les campagnes de vaccination. « Une fois, on a demandé à une infirmière de regarder une blessure. Elle a rappelé que cela n’entrait pas dans son mandat. Elle avait raison ! », relate Yves Perreault.
- Assure la gestion des commandes de fournitures
- Rédige le courrier du directeur
Après les Fêtes, il s’agit de rassembler les dossiers des nouvelles inscriptions et des futurs élèves de maternelle. « Quand il y a cinq classes, ça représente une centaine de dossiers à traiter », note-t-il. Enfin, à la fin de l’année, il faut préparer les documents destinés aux familles pour la rentrée suivante : listes de fournitures, dates de rentrée, etc.
À l’école secondaire et au centre de formation professionnelle
Le quotidien des secrétaires dans les écoles secondaires et centres de formation professionnelle reste proche de celui du primaire, avec des nuances. Trois profils se distinguent :
1- Secrétaires de niveau
Liés au directeur adjoint (par exemple pour le 3e secondaire), ils gèrent assidûment les absences, les retards et le remplacement des enseignants.
2- Secrétaire exécutif
Ici, le poste prend une dimension plus administrative : gestion des dossiers du personnel, archivage, organisation des commissions d’établissement, qui se tiennent plusieurs fois l’an.
3- Secrétaire du centre de formation professionnelle
Les centres de formation professionnelle décernent des DEP. Les tâches y sont comparables à celles rencontrées dans les écoles, mais les interactions avec les parents diminuent puisque les étudiants sont des adultes.
Des carrières administratives en dehors des écoles : les emplois en bureau
Tout ne se passe pas dans les écoles. Les conseils scolaires offrent une gamme de postes pour agents de bureau et auxiliaires, qui suivent des procédures strictes pour des tâches administratives de complexité variable. Valérie Biron, directrice adjointe au Secrétariat général de la Commission scolaire de Pointe-de-l’Île, précise : « La difficulté des tâches augmente avec la classe du poste. Le secrétaire de direction se situe au sommet, travaillant main dans la main avec l’équipe de direction. » L’autonomie et la diversité des responsabilités y sont maximales.
Grille salariale : ce que dit la Fédération des commissions scolaires du Québec
Combien gagne-t-on dans ces fonctions ? Voici les salaires, selon la convention collective en vigueur :
- Secrétaire : 20,55 $ à 22,35 $
- Secrétaire d’école ou de centre : 20,98 $ à 24,22 $
- Secrétaire de direction : 20,98 $ à 24,22 $
- Agent de bureau, classe principale : 21,62 $ à 26,47 $
- Agent de bureau, classe I : 20,76 $ à 23,22 $
- Agent de bureau, classe II : 19,98 $ à 20,84 $
- Bureau auxiliaire : 19,69 $
Utiliser Secretary-inc pour décrocher son poste : mode d’emploi
Secrétaire-inc simplifie la recherche d’emploi dans le réseau scolaire, et bien au-delà. Voici les étapes pour postuler efficacement :
1- Créer un profil
Sur la page d’accueil de Secrétaire-inc, il suffit de cliquer sur « Candidat , Soumettez votre CV » et de compléter les champs requis afin de créer un compte.
2- Recherche d’emploi
Une fois connecté(e), cliquez sur « Emploi » en haut de la page et entrez « commission scolaire » dans la barre de recherche, puis lancez la requête. Pour voir toutes les offres, qu’elles concernent ou non le secteur scolaire, il suffit de cliquer sur « Rechercher » sans renseigner de mot-clé.
3- Postuler
Après avoir repéré l’offre qui vous correspond, il ne reste plus qu’à envoyer votre candidature. Un clic, et le processus est enclenché.
Ce parcours, fait d’étapes concrètes et de fonctions multiples, mène à une réalité : derrière chaque porte d’école, il existe une organisation qui ne tient qu’à une poignée de professionnels rigoureux et passionnés. Devenir secrétaire d’école, c’est choisir de devenir la mémoire vive et le cœur battant d’une institution. Un choix de carrière qui, loin d’être anodin, fait la différence au quotidien.
