Comment devenir secrétaire d’école ?

Comment se faire embaucher ? Nous avons demandé à trois conseils scolaires de Montréal, Laval et Québec, ainsi qu’à un ancien directeur d’école de la Commission scolaire de Montréal (CSDM). Voilà ce qu’ils avaient à dire.

La bonne formation : le DEP au secrétariat

Pour être secrétaire dans un conseil scolaire, le seul diplôme d’études secondaires ne suffit pas. « Nous avons besoin du PED au secrétariat », explique Annie Vézina , coordonnatrice du secteur de soutien à la Commission scolaire des Navigateurs à Lévis. Mais un DEC en bureautique est aussi formidable. »

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Certains autres postes de soutien administratif, comme celui de technicien en organisation scolaire, nécessitent également une combinaison de crédits collégiaux et universitaires. Plusieurs conseils scolaires ont Heureusement des programmes de relève.

« Certains montants sont alloués à l’interne pour aider les secrétaires à obtenir des collèges des équivalences pour accéder à des postes supérieurs », affirme Jacinthe Descôteaux , conseillère en gestion du personnel à la Commission scolaire de Laval.

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Expérience ou non ?

Quant aux références, Annie Vézina les considère, bien sûr, préférables. Surtout pour une secrétaire d’école primaire : « Elle a des responsabilités plus variées », explique la coordonnatrice. Mais les nouveaux diplômés peuvent espérer être placés au secondaire, où les équipes sont plus étendues, ou dans le domaine des ressources humaines ou des finances.

Lorsque les candidats commencent à travailler avec le Board scolaire des navigateurs, ils ont la chance d’essayer d’autres postes . Une fois que vous avez accédé aux remplacements, vous avez la possibilité de postuler et de changer à l’interne, ce que vous ne pouviez pas faire en privé. »

Documents à attendre pendant le processus d’embauche

Au cours du processus d’embauche, les documents demandés par la plupart des conseils scolaires :

Pour postuler :

• Formulaire de demande ;
• Formulaire de consentement pour la vérification des références ;
• Formulaire d’égalité d’accès en emploi
• CV ;
• Copie des originaux des diplômes ;
• Copie des transcriptions officielles.

Au cours de l’entretien d’embauche :

• Déclaration du casier judiciaire et des accusations en suspens ;
• Énoncé de santé automatique.

Au cours de la séance de mobilisation :

• Certificat de naissance ;
• Preuve de citoyenneté permanente (si nécessaire).

Le test d’entrée : Suite Office, écriture et correction

Le test d’entrée est l’étape la plus importante du processus d’embauche. Pour obtenir un poste permanent, il est absolument nécessaire de réussir. Le test de la plupart des conseils scolaires comporte quatre volets :

1- Mot ;

2- Excel ;

3- Production écrite ;

4- Orthographe.

Basculer d’un emploi temporaire à un emploi permanent

Secrétaire permanent les postes au sein des conseils scolaires sont rarement accessibles aux candidats externes. D’autre part, les postes temporaires sont fréquents et constituent une bonne porte d’entrée.

« Il y a vraiment beaucoup de besoins », insiste Jacinthe Descôteaux. Vous ne devriez pas vous laisser intimider par le caractère temporaire. Le statut permanent peut être fait aussi rapidement qu’en moins d’un an. »

Postes de soutien administratif dans un conseil scolaire

En milieu scolaire :

• Secrétaire de l’école primaire
• Secrétaire d’école secondaire
• Secrétaire du Centre de Formation Professionnelle

Au bureau :

• Secrétaire
• Secrétaire de la gestion
• Agent de bureau
• Bureau auxiliaire

Les tâches du travail à l’école primaire

A quoi peut ressembler le travail d’une secrétaire d’école ? Maintenant à la retraite, Yves Perreault a été directeur et directeur adjoint d’école pendant près de 20 ans au CSDM. Il décrit en détail les tâches de son plus grand allié : Secrétaire de l’école.

Retour à l’école

• Retour au travail à la mi-août.
• Classez le courrier d’été.

« Une petite montagne dans son bureau ! rit Yves Perreault.

• Prenez des messages téléphoniques.
• Supprimer les enfants dont les familles ont déménagé pendant l’été de la liste scolaire et du système informatique.
• Recevez les parents des familles arrivées pendant l’été.
• Rassembler les dossiers de ces nouveaux étudiants (bulletins de vote, preuve de résidence, certificat de naissance, etc.)
• Sélectionnez un groupe pour les nouveaux étudiants.
• Pacer une commande de fournitures supplémentaires pour les nouveaux étudiants (Ex : cahiers)
• Avec l’aide des enseignants, tenir à jour la liste des étudiants qui ont payé pour leur matériel scolaire.
• Comptez l’argent et faites des dépôts régulièrement.

« C’est un travail moyen quand on a 400 étudiants ! s’écrie Yves Perreault. Un moment, c’est beaucoup d’argent. »

Tout au long de l’année scolaire

• Suivez les retards et les absences.

« Un coup que le début de l’école est fait, c’est surtout ce qu’ils font », a déclaré l’ancien réalisateur.

• Communiquez avec les parents.
• Assembler le dossier de la portée.
• Prendre soin des enfants qui sont blessés.

« Les infirmières primaires ont des mandats différents », explique Yves Perreault. Ils viennent surtout pour les vaccinations. Une fois, on a demandé à une infirmière de jeter un oeil à une blessure. Elle a répondu que ce n’était pas son travail. Et elle avait raison ! »

• Prenez soin des commandes de matériel.
• Ecrivez le courrier du réalisateur.

De retour des Fêtes

• Rassembler le dossier des nouvelles inscriptions et des futurs élèves à la maternelle.

« Ceci aussi, c’est tout un travail ! s’écrie Yves Perreault. C’est une centaine de dossiers quand on a quatre ou cinq classes de maternelle. »

Fin de l’année scolaire

• Rassembler le dossier à envoyer aux parents en prévision du retour à l’école (date d’entrée, liste des fournitures scolaires, etc.)

Le secrétaire de l’école secondaire et du Centre de formation professionnelle

Bien que les tâches soient très semblables à celles de l’école primaire, il existe trois types de secrétaires du secondaire.

1- Secrétaires de niveau

Ils concernent le directeur adjoint, pour le 3e secondaire, par exemple. Leurs tâches comprennent les absences et les retards des élèves et le remplacement des enseignants absents.

2- Secrétaire exécutif

Leurs fonctions sont plus administratives : dossiers du personnel, archives et dossiers des commissions d’établissement, qui ont lieu au moins six fois par an.

3- Secrétaire du centre de formation professionnelle

Centres de formation professionnelle délivrer des diplômes d’études postsecondaires (DEP). Inutile de dire que les fonctions du secrétaire de ces centres ressemblent à celles d’un secrétaire d’école primaire et secondaire (inscription, comptabilisation des absences, etc.), avec cette différence : il y a moins de contacts avec les parents, puisqu’il s’agit de l’éducation des adultes.

Offres d’emploi dans les bureaux de conseils scolaires

Les emplois scolaires ne sont pas limités aux écoles, loin de là ! Des agents de bureau et auxiliaires s’occupent de « tâches administratives simples à peu complexes selon des procédures précises », explique Valérie Biron , directrice adjointe du Secrétariat général, Communications et affaires juridiques à la Commission scolaire de Pointe-de-l’Île.

« La complexité des tâches augmente avec la classe », poursuit le directeur adjoint. « Le secrétaire de direction a le plus haut niveau et travaille en étroite collaboration avec les personnes occupant des postes de direction. » Les fonctions du secrétaire à la direction sont les plus complexes de toutes. Ce secrétaire jouit donc d’une grande autonomie dans son travail.

Parlons à la Fédération des commissions scolaires du Québec

Curieux de connaître la rémunération ? Voici en détail, selon la convention collective en vigueur pour le syndicat des employés de soutien des conseils scolaires.

• Secrétaire

20,55 $ à 22,35$

• Secrétaire d’école ou de centre

20,98 $ à 24,22$

• Secrétaire de la gestion

20,98 $ à 24,22$

• Agent de bureau, classe principale

21,62 $ à 26,47$

• Agent de bureau, classe I

20,76 $ à 23,22$

• Agent de bureau, classe II

$19.98 à 20,84$

• Bureau auxiliaire

19,69 $

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